EVENTI AZIENDALI: Guida attuale per organizzare eventi aziendali di successo
Hai un’azienda e vuoi motivare i tuoi dipendenti, oppure vuoi omaggiare i tuoi fornitori o ancora creare qualcosa per attrarre nuovi clienti? Allora se è da un pò di tempo stai pensando a come fare, in questo articolo puoi trovare idee e consigli utili per organizzare un evento di successo per la tua azienda.
COME E PERCHE’ ORGANIZZARE UN EVENTO AZIENDALE
E’ ormai noto a tutti i Dirigenti o addetti al Marketing aziendale che da alcuni anni uno dei modi più diretti, immediati e funzionali per comunicare, sia l’organizzazione di eventi che vanno a toccare il vivo di elementi commerciali o del tempo libero all’interno di un’azienda. Ecco che negli ultimi anni abbiamo assistito alla nascita di agenzie specializzate nei vari settori e alla realizzazione di idee, nuovi trend ed evoluzioni di strategie più o meno macchinose per raggiungere ognuno i propri strabilianti risultati finali. Personalmente credo che ogni azienda come si sul dire “sappia di casa sua!!” ovvero: è importante essere seguiti da un professionista del settore che detta le linee guida per sviluppare le idee e raggiungere gli obbiettivi prefissati ma, ancora più importante è l’anima dell’azienda che è documentata, raccontata, articolata solo da chi ci lavora giorno per giorno e ne conosce a fondo tutte le sfumature. Ecco che il primo elemento ed il più importante per il professionista è ASCOLTARE: ascoltare le necessità, ascoltare le idee, le modalità, le problematiche, i desideri di obbiettivo da raggiungere. Alcuni Direttori aziendali per mancanza di tempo si affidano solo alla professionalità esterna di organizzatori più o meno quotati senza comprendere che le fondamenta dell’evento e la sua “formula vincente”, partono proprio dai suggerimenti che solo lui conosce e può illustrare al professionista.
Qual è allora la prima cosa che deve fare l’azienda?
Non è chiamare immediatamente il professionista ma, cercare di farsi alcune domande condivise con il proprio team per capire quali saranno le risposte finali. Analizzare gli eventuali punti deboli da rinforzare, analizzare di quale tipologia di evento ha bisogno l’azienda.
E’ solo dopo tutto questo processo che può intervenire il professionista per raccogliere tutti gli elementi ed andare ad elaborare la prima fase di organizzazione.
LE IDEE: LA COSA PIU’ DIFFICILE PER ORGANIZZARE UN EVENTO DI SUCCESSO
Quanto è stato dibattuto questo argomento dai più illustri strateghi ed addetti ai lavori; chi sostiene che per il successo sia sufficiente essere preparati ed avere molta esperienza, c’è chi sostiene che senza l’idea giusta di partenza non si realizzano eventi originale che possano fare la differenza e diventare unici. Noi di Spettacolitalia in mezzo ma siamo più vicini alla seconda teoria: riteniamo che una buona idea di partenza sia il 50% dell’opera. L’idea originale è quel punto di riferimento che ti da lo stimolo, l’energia per creare passo dopo passo l’evento e te ne accorgi perché strada facendo le soluzioni sono immediate e vengono in modo fluido e naturale. Lavorare al progetto giorno dopo giorno diventa piacevole e mai forzato ed è qui che capisci allora che l’idea di partenza era ed è quella giusta.
TIPOLOGIE DI EVENTI AZIENDALI
Non tutti gli eventi aziendali sono uguali ed hanno gli stessi obbiettivi. Gli eventi aziendali si suddividono in 3 diverse tipologie per raggiungere 3 differenti risultati:
- Eventi Corporate
Sono tutti gli eventi aziendali che comprendono il coinvolgimento diretto o indiretto del personale interno e si suddividono a loro volta in Meeting, Convention, Cene Aziendali, Team building, viaggi incentive. Tutte quelle attività organizzate all’interno dell’azienda con il personale, i Dipendenti, la Direzione e tutte le figure che ne fanno parte. A tal proposito Spettacolitalia organizza eventi a coinvolgimento diretto come team building ed attività collettive come ad esempio (Paintball, lancio con paracadute, volo in mongolfiera, Bubble soccer, cena al buio, cena con delitto, cene spettacolo) o eventi a coinvolgimento indiretto come meeting, convention, viaggi incentive. Tutto finalizzato a rafforzare le risorse umane interne ed a motivare il personale che in alcuni eventi diventa un vero gruppo affiatato intento a raggiungere obbiettivi comuni ambientati nel tempo libero ma che rapportati agli obbiettivi professionali dell’azienda aiutano ad assumere un atteggiamento interno di forza e complicità nel raggiungimento dei risultati.
- Eventi Trade
E’ facile capire l’importanza di consolidare il rapporto con i propri fornitori e collaboratori. Si perché questa tipologia di eventi aziendali si rivolge proprio ai fornitori e collaboratori dell’azienda. In questo caso si trasmettono i punti forti dell’azienda, le motivazioni per cui un fornitore deve rimanere nel team e continuare a dare fiducia al personale Direttivo e dipendente. E’ importante fidelizzare i fornitori cercando di tenere viva l’attività aziendale anche lasciando di tanto in tanto un bel ricordo di un evento che rimane impresso. Una tipologia di evento prettamente commerciale che può servirsi di: cene aziendali, cene spettacolo, expo, viaggi premio
- Eventi Consumer
L’evento aziendale rivolto all’acquisizione di nuovi clienti, alla fidelizzazione di quelli vecchi e alla promozione di nuovi prodotti o servizi: Lancio prodotto, fiere, esposizioni, progetti promozionali, tour aziendali, expo aziendali, dimostrazioni live. Questa tipologia di evento è importante per allargare il proprio bacino di utenza e deve avere un format pensato a sorprendere, a stupire, ad attrarre l’attenzione dell’utente attraverso animazioni, spettacoli, musica, intrattenimento, show, flash mob. E’ importante lasciare nell’utente un ricordo, un’emozione che quasi sempre riporta al prodotto o al servizio associato.
1) BUDGET
Sembrerà venale inserire per prima questa voce ma è inutile prenderci in giro; un’altissima percentuale della riuscita dell’evento dipende dal budget a disposizione. Perché affermiamo questo? Perché come abbiamo già scritto alla base ci stanno le idee chiare ma se poi non abbiamo i mezzi per realizzarle…il tutto diventa faticoso ed approssimativo!! È inutile prenderci in giro con tante parole. D’altra parte come diciamo sempre ai nostri clienti è inutile avere una Ferrari se poi non abbiamo la benzina per farla viaggiare…
E’ fondamentale stabilire un budget di partenza che sia leggermente in difetto a quello reale e da questo partire con la previsione che al 99% sforerà! Sta poi alla tua bravura o a quella del professionista sforare di poco o di tanto. In questo caso ad esempio Spettacolitalia può in un colpo solo emettere un progect planning che comprenda tutti gli elementi ed i passaggi necessari per l’intero progetto dandoti cosi la possibilità subito e senza perdere tempo di verificare cosa puoi realizzare con il tuo budget. Il progetto dovrà poi essere ottimizzato ma è un ottimo punto di partenza
- 2) OBBIETTIVI
Come ho già spiegato all’inizio gli obbiettivi da raggiungere sono la prima cosa da pensare insieme all’idea. Credo che l’atteggiamento di partenza giusto sia quello di vedere subito il “punto di arrivo” con l’obbiettivo di costruire un passo alla volta la strada per arrivarci.
- 3) RISORSE UMANE E PERSONALE
Sono limitati i progetti importanti e di successo che possiamo fare da soli. E’ bene poter disporre di collaboratori, figure esperte, figure che ti affiancano durante tutto il progetto, si, perché come si dice in ogni caso, l’unione fa la forza e non solo…può fare anche la differenza perché la condivisione rende sempre tutto più leggero e comprensibile. Secondo la grandezza dell’evento sono importanti le varie figure professionali e competenze o comunque la creazione di team di consulenza e supporto scelto tra i dipendenti e collaboratori che quasi sempre sono gratificati e motivati ognuno a fare la propria parte. In ogni caso è importante fare gruppo e non agire mai da soli.
- 4) LOCATION
Qui si apre un mondo infinito ed elenchiamo le azioni possibili per scegliere la location più giusta:
1) La prima soluzione per la scelta della location è quella di fare un giro sulla rete visitando direttamente i siti delle varie strutture o portali dedicati e iniziare a farti un’idea di cosa offre il mercato ma attenzione; se da un lato girare ore ed ore sulla rete ti da informazioni preziose, dall’altro può anche concorrere a confondere le idee. Questo perché l’offerta è talmente vasta che ad un certo punto ci troviamo disorientati in una giungla di bellissimi paradisi che offrono di tutto e di più rimanendo però con il dubbio fisso di fare o aver fatto la scelta più appropriata.
2) E’ proprio adesso che può essere utile affidarsi ad una organizzazione professionale come la Spettacolitalia che ha già effettuato a monte il tuo lavoro di ricerca, ha già collaborato in 18 anni con molte strutture e può risparmiarti ore ed ore di ricerca con il rischio di arrivare ad un nulla di fatto!! Ma non solo: la Spettacolitalia oltre ad offrire strutture selezionate in ogni regione d’Italia, ti può dare la possibilità di andare a colpo sicuro dopo aver ascoltato le tue esigenze iniziali (obbiettivi) e a conti fatti potrai constatare che i costi coincidono e:
A) Hai risparmiato tempo
B) Hai limitato i rischi
C) Hai la sicurezza di avere una struttura valida per il tuo evento aziendale
anche perché gli elementi da tenere in considerazione sono molti; la facilità nel poter raggiungere la location – l’efficienza e la specializzazione del personale accoglienza e logistica nel gestire gli eventi aziendali come meeting, convention, cene aziendali, le responsabilità dei permessi da ottenere per l'intrattenimento, ecc...
- 5) CATERING
Sicuramente una delle voci più importante ed apprezzate dai vostri ospiti!
Vicino ad un tavolo imbandito può accadere veramente di tutto!! Si possono coltivare o creare nuovi rapporti umani, conoscenze, spunti per il dialogo e sopra tutto: degustare…che mette sempre di buon umore e predispone alle relazioni pubbliche come nient’altro può fare. Ecco perché è importante soffermarsi su questa voce e pretendere un catering all’altezza delle vostre aspettative. La maggior parte delle location per eventi dispone di un proprio catering, ma nessuno vieta l’ingaggio di catering specializzati e vicini al tema del vostro evento.
- 6) INTRATTENIMENTO E SPETTACOLO
Un evento aziendale senza intrattenimento è come un ottimo pranzo ma senza il dessert e il caffè finale!! Nei grandi eventi come meeting e convention ci sono tempi morti che vanno colmati con intrattenimento ed attrazioni per dare una continuità ed allo stesso tempo uno stacco netto. In altri eventi come cene Aziendali, aperitivi incentive, lo spettacolo diventa fondamentale per regalare un’emozione ed un ricordo piacevole.
In altri eventi ancora lo spettacolo e l’intrattenimento diventa fondamentale proprio per emozionare lo spettatore che ricorderà l’evento proprio per questo.
Ci sono cene aziendali che scelgono di animare con un comico che effettua uscite tra una portata e l’altra con monologo finale, ci sono aziende che preferiscono interventi musicali durante la cena ed un finale danzante e ci sono aziende che vogliono stupire gli ospiti con un’accoglienza originale ed un intrattenimento di gran classe.
In ogni caso è indispensabile soffermarsi attentamente su questa voce e possibilmente affidarsi a strutture come Spettacolitalia che in pochi minuti può fornire un ventaglio di proposte adeguate al vostro evento.
Qual’ è il vantaggio di affidarsi ad una organizzazione specializzata?
1 risparmiare tempo nella ricerca
2 avere subito un focus ed una selezione delle attrazioni e spettacoli personalizzati
3 avere subito i costi di molti spettacoli per fare i propri conti
4 avere la certezza e sicurezza di spettacoli professionali
5 avere la possibilità di personalizzare lo spettacolo perché non sempre gli artisti sono disponibili a cambiare il proprio copione
- 7) COMUNICAZIONE
L’evento in se stesso serve a comunicare ma a monte dobbiamo comunicare che ci sarà un evento. Ecco che dovrete pensare di avvertire i vostri ospiti con largo anticipo in modo che possano organizzarsi e difficilmente rifiutare il vostro invito per impegni già presi. Oltre a spedire un invito ufficiale con tanti di dettagli sul tema, dovrete preoccuparvi di comunicare per scritto tutto il programma che prevede l’evento in modo che tutti siano correttamente informati e che l’evento stesso possa poi filare tutto liscio nei tempi e nei modi.
Per finire, di qualsiasi evento si tratti, consigliamo sempre di non far andare via gli ospiti a mani vuote. Anche un piccolo ricordo, un gadget aziendale, può rendere l’ospite più che soddisfatto e lascire un tangibile ricordo.
Adesso avete molti elementi per organizzare i vostri eventi e non vi rimane che…AZIONE!!
Se avete bisogno di idee, consigli ed un compagno per il vostro progetto, contattateci subito
