Organizzare un evento con un personaggio famoso
Se vuoi organizzare un evento, una convention, una festa, un’inaugurazione commerciale, un lancio prodotto o una serata in discoteca ed hai bisogno di sapere come contattare vip e personaggi famosi, allora leggi attentamente tutto l’articolo perchè posso darti alcune informazioni davvero utili.
Ma alcune volte l’ingaggio di un personaggio famoso nasconde alcune insidie che andremo ad analizzare in 3 soluzioni, per evitare di prendere fregature.
Soluzione n. 1 (Generalmente adottata dagli organizzatori alle prime armi)
La prima cosa in assoluto che vuol sapere un organizzatore alle prime armi, prima di sapere la disponibilità dell’artista, prima di sapere se è ancora in Italia o all’estero, prima di sapere se è in tour oppure no, prima di sapere se in quel periodo è disponibile, prima di sapere se è vivo o morto, è??? il cachet!!!! O più vorgalmente detto “il prezzo”!!! preso dall’entusiasmo e dall’enfasi di un segugio a caccia della lepre, va subito a digitare su Google Nome e Cognome per scovare il sito o il profilo o un indizio che lo porti al “contatto diretto”!! spulciare pagine su pagine, tentativi su tentavi, link dopo link è la prima cosa che fa!! Cercare il “contatto diretto”!! vero?? Questa è la prima azione che fa il 95% degli organizzatori senza esperienza, immediatamente e istintivamente senza pensare e senza prima informarsi su una serie di elementi importanti da non trascurare prima di contattare un personaggio famoso!! E nel 95% dei casi cosa succede?? Si brucia il vip!!
La convinzione che la prima azione da fare per ingaggiare un Vip e risparmiare sul prezzo facendo un affare sia: “contattarlo direttamente” è tremendamente irresistibile!!! Non è forse cosi?? a qualcuno sarà già capitato e non può che constatare che sto dicendo la verità!!
Prima di andare avanti dobbiamo però fare una precisazione doverosa per rispetto di tutti gli Artisti professionisti: Ogni Artista professionista, è sempre adeguatamente seguito da un’organizzazione che ne cura ogni aspetto professionale per la tutela e i diritti dello stesso.
Ma adesso proviamo a fare alcune riflessioni con calma:
Non pensi che se trovi il contatto diretto sulla rete dovresti quantomeno domandarti perché lo hai trovato e perché questo artista non è seguito da nessuno? Ma diciamo che sei preso dal tuo evento e decidi ugualmente di procedere come tanti fanno chiedendo informazioni dirette all’artista; se hai fortuna, ma tanta fortuna, che quell’Artista sia nella sua giornata buona, magari riesci a farti rispondere e realizzare il tuo sogno chiudendo con lui una sorta di accordo verbale o uno scritto. Diciamo “sorta di contratto” perché per essere tutelati entrambi da un contratto legale ci sono una serie di procedure che solo un’organizzazione seria può seguire adeguatamente e portare a termine. Ma mettiamo che l’artista o il suo assistente ha le doti del “tuttofare” e riesci a strappare un “si, vengo al tuo evento”!! a quel punto sarai al settimo cielo perché sarai convinto di aver fatto l’affare del secolo e di avere al tuo evento il Vip al miglior prezzo proprio perché lo hai preso direttamente e come si usa dire; senza passaggi!!! Ma…..c’è un ma….e prima di procedere con il discorso sono doverose alcune domande:
Sei proprio sicuro che il Vip verrà al tuo evento??
Puoi davvero dormire tra due guanciali e sei proprio sicuro che in quella data non potrebbe avere un’offerta migliore e darti buca all’ultimo momento?? Magari un’offerta alla quale non può dire di no perché proviene da un’agenzia che gli procura molte date durante l’anno o magari perché ha in quella data una proposta migliore che gli apre altre strade e situazioni più grandi e irrinunciabili??
E poi ancora; Sei proprio sicuro di aver concordato tutti i dettagli tecnici con lui direttamente?? Dettagli che magari neanche lui conosce ma per prendere la data in quel momento ti ha rassicurato anche inconsapevolmente che è tutto ok??
Fortunatamente non succede quasi mai, ma sai quanti clienti in 20 anni ci hanno chiamato disperati perché all’ultimo momento l’artista gli aveva disdetto la disponibilità lasciandoli in un mare di guai con la pubblicità già fatta e magari con i biglietti venduti o i posti riservati alla convention o alla cena con i clienti che aspettavano l’ospite??
E poi ancora: sei proprio sicuro di aver strappato il miglior prezzo!!!!!!! nel 80% dei casi gli Artisti diretti proprio perché non ti conoscono ed avranno a che fare con te solo per una volta, sparano delle cifre astronomiche della serie: o la va o la spacca!!! ma questo dettaglio lo approfondiremo più avanti….
Ma prima di passare alla soluzione n. 2 riflettiamo ancora un attimo?
Secondo te, i personaggi famosi e i Vip televisivi, scrivono il proprio indirizzo email o numero telefonico diretto sulla rete?
Secondo te, sarà possibile che riesci a contattarli al telefono ed avere personalmente informazioni, dettagli tecnici, disponibilità di calendario, modalità degli spostamenti, modalità contrattuali, modalità fiscali?? Tutti lavori generalmente delegati a professionisti esterni!! o forse un artista serio e professionale avrà uno staff al seguito che si occupa di tutti questi elementi importanti??
Allora, Il primo consiglio che ti do è il seguente: anche se per un caso fortuito ed unico, vieni in possesso del numero diretto di un vip perchè una persona vicina a lui magari ingenuamente te lo ha passato o perché a forza di cercare sulla rete lo hai trovato in fondo ad una pagina nascosta, evita di chiamarlo direttamente perchè lui stesso se è un professionista inevitabilmente oltre ad essere seccato ti rimanderà dalla produzione e dal management che lo segue con il rischio di…bruciartelo per sempre!! se invece è famoso o meglio “famosino” e non ha uno staff che lo segue, allora senza tanti rigiri di parole: sei a rischio buca per il tuo evento!! Ecco perché se il tuo evento è molto importante conviene considerare la soluzione 2 o meglio la 3 che ti illustro di seguito.
Soluzione n. 2 (l’organizzatore professionista)
Non sei uno sprovveduto, sai come funziona un ingaggio nello show business e sai bene che ogni artista che si rispetta è seguito in tutto e per tutto e quindi sai perfettamente che se vuoi contattare un personaggio famoso devi passare dal management. Sai benissimo che raramente in ogni caso avrai a che fare con lui o lei direttamente ma passerai sempre e comunque per il loro tramite. Anche perchè i management tengono molto ai loro artisti, cercano di assisterli nel miglior modo possibile evitando ogni volta che c’è una richiesta di far disturbare l’artista direttamente….
Ma ritorniamo un passo indietro; In questa seconda soluzione come abbiamo detto si tratta di un organizzatore professionista che sa bene come funziona lo show business per cui anche lui va su Google, digita Nome e Cognome, cerca i contatti e in qualche modo riesce a chiedere informazioni e costi. Ma come nella soluzione n. 1 pensi che i management o le produzioni rispondono a tutti e forniscono i prezzi al primo che scrive anche se si tratta di un professionista?? se è questo che pensi allora ti sbagli di grosso…
Sempre nell’ottica di un buon artista che è seguito da un management professionale, ricordati che:
1. Se hai contattato il management tramite Email, nella migliore delle ipotesi dipende da cos’hai scritto, hai il 50% di possibilità che ti rispondano
2. Se stai telefonando ad un numero di ufficio, prima ti risponde la segreteria generale che a sua volta filtra chiedendoti le prime informazioni sul perchè, come e quando vuoi l’artista e solo se avrai convinto la segreteria generale forse, ma solo forse, ti passeranno la segreteria diretta del manager che se è all’altro telefono in quel momento ti diranno di richiamare più tardi. Ma mettiamo che tu sia una persona tenace, richiami e riesci a parlare con il management diretto: per prima cosa ti farà un’altra serie di domande per capire tutti i dettagli del tuo evento e prima di fornire informazioni e soprattutto….costi!!! (puoi stare tranquillo che per telefono il 95% dei manager non fornisce prezzi, costi, cachet ecc…) ti rimanderà a scrivere la richiesta di un preventivo via Email al quale risponderanno, forse, dopo che avrai specificato con precisione e rigore tutti i dettagli che vogliono sapere compreso quanto tu, hai da spendere!!! Si, hai capitop bene!! una delle prime cose che cercheranno di capire è di quanto disponi tu per il loro personaggio famoso!!
3. Se invece per qualche motivo riesci a saltare la segreteria e a contattare direttamente il Manager al cellulare privato, ti accorgerai nel 80% dei casi che stai parlando con una persona un pò scocciata (e forse giustamente perchè riceve centinaia di telefonate) e quasi sicuramente non avrai la soddisfazione e le informazioni di cui hai bisogno con il rischio per la seconda volta di??? bruciarti il Vip!!! Non escludo che tu possa utilizzare questa seconda soluzione ma….come abbiamo già detto se hai un evento importante….meglio andare sul sicuro!!
Soluzione n. 3 (l’organizzatore esperto)
Anche in questo articolo come in altri siamo costretti ad essere di parte e ancora una volta affermare che le organizzazioni come la Spettacolitalia a qualcosa servono…è si proprio cosi…e ti illustriamo il perchè.
Se hai la fortuna di incontrarci sulla rete digitando su Google: “Come contattare un personaggio famoso per il mio evento”(naturalmente stiamo facendo dell’ironia….ma non troppo…) devi sapere che:
Punto 1 - Spettacolitalia si è costituita ufficialmente nel lontano 2003 ma opera da molto prima vantando senza falsa modestia un database di contatti con le più importanti Produzioni Italiane e i più grossi e noti Management di centinaia di artisti vip con cui ha collaborato in tutti questi anni e con cui ha un rapporto costantemente aperto!! e allora?? tu dirai….
Puoi un attimo soffermarti a pensare cosa vuol dire avere un unico interlocutore che senza farti correre rischi o “bruciare l’artista vip” ti fornisce:
Disponibilità dell’artista, scheda tecnica, scheda logistica, prezzi, modalità contrattuali e fiscali e la cosa più importante, come lavora dal vivo!! hai idea in questi casi quale sia l’enorme vantaggio di avere un unico interlocutore che ti fornisce tutti questi elementi moltiplicati per decine di personaggi famosi di vari management in una volta sola??? E’ un servizio che non ha prezzo!!!
Punto 2 - Ti faccio una domanda: sei proprio sicuro che la prestazione del Vip sia quella che hai visto in tv o in un video sulla rete?? lo sai che ciò che si vede in Tv non è la stessa cosa di ciò che si può ottenere nel live di un evento?? Le circostanze, i comportamenti, i tempi di un evento live non sono quelli televisivi e sono tutt’altra cosa!! La Spettacolitalia conosce i personaggi, li ha visti lavorare dal vivo e ne conosce tutti i dettagli: il carattere del vip, la disponibilità del vip con gli ospiti, come si pone, quanto sa fare, come lavora con il pubblico ecc… e proprio perché noi non siamo di parte, ti diamo il consiglio giusto per evitare di avere un grande Vip ma che magari poi non è adatto al tuo evento!! Ai management non interessano i particolari del tuo evento!! Nel 90% dei casi a loro interessa solo che l’organizzatore sia affidabile, che il loro assistito sia al sicuro, che tu versi un acconto immediato alla conferma e un saldo prima che l’artista arrivi sul posto!! ti spediscono il contratto ti danno le condizioni e stop!! Prendere o lasciare…
Non pensi che tutti questi elementi che può fornirti un’organizzazione come Spettacolitalia siano fondamentali e indispensabili??
E per ultimo il punto 3: forse per alcuni il più importante riprendendo il discorso iniziale sul Cachet:
Chi pensi che possa avere più potere di negoziazione con il management di un artista, tu che lo contatti per la prima volta e non lo conosci o noi che abbiamo un rapporto aperto e consolidato??
Fatti queste domande, datti le tue risposte e poi decidi come agire per ingaggiare un personaggio famoso al tuo evento.
Intanto noi ti auguriamo:
Buon lavoro!!!
Vuoi un personaggio famoso al tuo evento?
